Cronograma completo para eventos corporativos

O tempo é um ativo valioso, principalmente para o setor dos eventos. Dessa forma é importante sempre encontrar maneiras de aproveitá-lo da melhor forma e garantir o sucesso dos eventos. Uma das ferramentas essenciais para garantir que o evento ocorra como planejado é ter um cronograma de eventos bem planejado.

Um cronograma de eventos é uma forma de planejamento que detalha todos os aspectos de um evento, desde o pré até o pós. Onde todas as atividades estão organizadas para garantir a realização seguindo todos os prazos estipulados.

Veja as principais etapas de um cronograma:

 

Defina objetivos

O primeiro passo é estabelecer os objetivos do evento. Eles serão a base para todo o planejamento, então se questione e defina esses objetivos.

 

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Liste as tarefas

Depois de definir os objetivos é hora de começar a listar as tarefas necessárias para atingi-los.

Nesta etapa, é preciso incluir tudo, desde a escolha do local até a venda dos ingressos. Nada é esquecido dessa maneira.

 

Distribua responsabilidades

As tarefas devem ser distribuídas entre os colaboradores da equipe responsável. Dessa forma você garante que todo o trabalho será cumprido de maneira eficiente, além de ser capaz de realizar a prestação de contas.

 

Estabeleça prazos

Pense nos prazos para o cumprimento de cada tarefa para que as mais importantes possam ser resolvidas com prioridade e em tempo hábil. E as secundárias se mantenham no prazo previsto.

 

Tenha sempre um plano de contingência

Aqui temos uma dica de mestre para você: Nem tudo sempre sai como planejado! Portanto, é fundamental criar um plano de contingência.

Isso significa que você deve antecipar possíveis problemas e elaborar soluções alternativas para cada um deles.

Inclua questões como más condições climáticas, cancelamento de fornecedores ou problemas técnicos e financeiros.

 

Defina orçamentos

Para que você possa evitar o último imprevisto citado acima, uma das principais etapas no planejamento do seu evento é estabelecer o planejamento financeiro disponível para distribuir entre as equipes e os serviços a serem executados.

É importante para não correr o risco de atrasar os prazos, gerar dívidas e gastar mais do que o esperado.

Considere também fazer uma reserva de emergência.

 

Registre as ocorrências

Use também o cronograma de eventos como uma ferramenta auxiliar para o registro de ocorrências extraordinárias, tenham elas acontecido pré, durante ou pós evento.

 

Vamos programar seu evento juntos?

Com este post você conferiu algumas dicas para elaborar um cronograma completo para eventos de maneira simples e eficaz.

Outro ponto importante é que esse método pode ser adaptado para o que melhor funciona para você.

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